Vì sao mua phần mềm mà phòng tập không chạy nhanh hơn

Một chủ chuỗi bốn cơ sở kể với mình rằng anh vừa chi hơn hai trăm triệu cho một phần mềm quản lý. Sáu tháng sau, đội vẫn dùng Excel.

Anh hỏi mình có nên đổi phần mềm khác không.

Mình hỏi anh: trước khi mua, quy trình nhận một khách mới của anh có được viết ra ở đâu chưa?

Chưa, mỗi cơ sở làm một kiểu và mỗi kiểu đều chạy được theo cách riêng.

Phần mềm không tạo ra quy trình. Nó ép bạn phải có quy trình

Mọi phần mềm quản lý đều mang trong nó một giả định về cách bạn làm việc. Nó giả định có một cách nhận khách, một cách ghi buổi tập, một cách tính hoa hồng.

Nếu bạn đã có quy trình rõ, phần mềm chỉ giúp quy trình chạy nhanh hơn. Nếu bạn chưa có, phần mềm sẽ áp quy trình của nó lên đội bạn, và đội bạn sẽ chống lại, vì nó không khớp với cách họ đang làm.

Chống lại ở đây hiếm khi là chống công khai. Nó thường là mở phần mềm lên, nhập một nửa, rồi quay lại Excel cho nhanh.

Ba lý do đội không dùng

• Một, nhập hai lần. Phần mềm mới không thay thế được hết cái cũ, nên nhân viên phải nhập cả hai chỗ. Khi phải chọn giữa hai chỗ, họ chọn cái mà sếp sẽ hỏi tới.
• Hai, không ai được hỏi. Người quyết mua là chủ. Người dùng là lễ tân và huấn luyện viên. Nếu họ không được hỏi trước khi mua, họ sẽ thấy đây là việc của người khác giao xuống.
• Ba, không có ai chịu trách nhiệm về dữ liệu. Ai kiểm xem số liệu nhập đúng chưa? Nếu không có ai kiểm tra, thì trong ba tháng dữ liệu sẽ sai đủ để không ai tin nó nữa. Từ lúc đó phần mềm chính thức chết, dù vẫn còn trả phí.

Nhìn công bằng

Mình không nói phần mềm là thứ nên tránh. Mình làm việc với nhiều phòng tập mà nếu bỏ phần mềm đi thì họ không vận hành nổi một ngày.

Điểm mình muốn nói là thứ tự. Công nghệ đặt trên một nền vững thì nhân giá trị lên. Đặt trên nền rối thì nhân cái rối lên.

Cũng phải nói thêm: có những trường hợp phần mềm là thứ ép ta phải chuẩn hóa, và đó là cách chuẩn hóa hợp lệ. Nhưng chỉ hợp lệ khi bạn biết mình đang chọn cách đó, có người dẫn dắt quá trình, và chấp nhận ba tháng đầu chạy chậm hơn.

Thứ tự đúng

• Viết ra quy trình hiện tại, đúng như nó đang chạy, không phải như bạn muốn nó chạy.
• Bỏ các bước thừa. Đừng số hóa một bước mà đáng lẽ nên xóa.
• Chốt một cách làm chung cho mọi cơ sở.
• Chọn công cụ khớp với cách làm đó, và cho người dùng thật thử trước khi ký.
• Chỉ định một người chịu trách nhiệm về chất lượng dữ liệu, có tên, không phải cả phòng.
• Tắt hẳn cách cũ. Nếu còn để đó, đội sẽ quay về nó.

Một dấu hiệu để tự kiểm

Nếu trong bài tự soi năm trụ cột, điểm công nghệ của bạn cao hơn điểm lãnh đạo và điểm quy trình, đó là dấu hiệu đáng dừng lại.

Nó thường có nghĩa là bạn đang mua công cụ để tránh phải xử lý những chuyện khó hơn ở phần con người và phần quy trình. Công cụ dễ mua, quy trình thì phải ngồi viết, và cuộc nói chuyện khó với một nhân sự thì phải nhìn vào mắt nhau.

Một câu hỏi

Trong các công cụ phòng bạn đang trả phí, có bao nhiêu cái mà nếu tắt đi hôm nay, trong một tuần sẽ có người phát hiện ra?