Bảy loại đầu sinh ra trong nhà máy. Loại thứ tám sinh ra ở chỗ có người, và trong phòng tập nó thường là loại đắt nhất.
Tôi vào một phòng tập ở Hà Nội lúc mười giờ sáng. Quản lý than với tôi rằng đội của anh làm không hết việc, xin thêm hai người nữa.
Tôi ngồi ở quầy lễ tân đúng hai tiếng và ghi lại mọi việc hai bạn lễ tân làm. Kết quả: một bạn nhập tay danh sách khách vào ba chỗ khác nhau, một file Excel, một phần mềm quản lý, và một cuốn sổ. Bạn kia gọi điện nhắc lịch cho hai mươi khách, mười bảy cuộc không ai nghe máy.
Anh quản lý không thiếu người. Anh thiếu một buổi ngồi nhìn xem đội mình đang làm gì.
Bảy loại lãng phí gốc sinh ra trong nhà máy ô tô. Nhiều người nghĩ chúng không dùng được cho dịch vụ. Tôi thấy ngược lại, chúng dùng được gần như nguyên vẹn, chỉ cần đổi ví dụ.
Loại thứ tám được thêm vào sau, và nó là loại duy nhất nói về con người: năng lực của người không được dùng tới.
Trong phòng tập, loại này thường trông như thế này. Một huấn luyện viên có bằng, có bảy năm nghề, có khách yêu quý, ngồi nhập số buổi tập vào Excel hai tiếng mỗi ngày. Một quản lý từng mở được hai cơ sở, giờ dành nửa ngày đi kiểm tra xem ai quét nhà.
Không sổ sách nào ghi khoản này. Nó không hiện lên trong bảng chi phí, không hiện lên trong báo cáo tháng. Nó chỉ hiện lên hai năm sau, khi người đó nghỉ việc và bạn không hiểu vì sao.
Bảy loại đầu ăn thời gian. Loại thứ tám ăn người.
Có người sẽ nói: việc nhập liệu vẫn phải có ai đó làm chứ. Đúng. Vấn đề không phải là việc đó không nên tồn tại, mà là ai làm nó và làm bao lâu.
Cũng có người nói: cắt lãng phí là cách nói khác của cắt người. Tôi hiểu vì sao có cách hiểu này, và tôi phản đối nó. Trong ba mươi ca tôi từng làm, chưa ca nào việc bỏ lãng phí dẫn tới giảm biên chế. Nó dẫn tới việc cùng số người đó phục vụ được nhiều khách hơn, và về sớm hơn.
Chữ tinh gọn bị hiểu nhầm thành cắt giảm là một vấn đề của cách dịch, không phải của phương pháp.
Phần lớn lãng phí trong phòng tập không do ai lười. Nó do ba thứ.
Một, không ai vẽ ra toàn bộ dòng chảy. Mỗi người biết phần việc của mình và không biết việc mình làm đang tạo ra khoảng chờ cho người kế tiếp.
Hai, hệ thống được chắp vá theo thời gian. Cuốn sổ có từ ngày đầu, file Excel thêm vào năm thứ hai, phần mềm mua năm thứ tư. Không ai bỏ hai cái cũ đi, vì bỏ thì sợ mất dữ liệu.
Ba, người thấy lãng phí rõ nhất là người ở tuyến đầu, và họ thường không có quyền đổi gì. Họ nói một lần, không ai nghe, lần sau họ im.
Chọn một quy trình đang rối nhất. Ví dụ: từ lúc một khách mới bước vào tới lúc họ tập buổi đầu tiên.
Đi theo đúng quy trình đó một lần, từ đầu tới cuối, cầm đồng hồ. Ghi lại từng bước, ai làm, mất bao lâu, và chờ bao lâu.
Sau đó chia mỗi bước vào ba nhóm: bước tạo giá trị cho khách, bước không tạo giá trị nhưng bắt buộc phải có, và bước thừa. Cắt nhóm thứ ba trước. Nó thường chiếm nhiều hơn bạn tưởng.
Đừng cắt quá một việc trong tuần đầu. Cắt xong thì đo lại, để biết mình cắt đúng hay cắt nhầm.
Trong đội của bạn, ai đang làm việc dưới mức năng lực của họ, và họ đã ở tình trạng đó bao lâu rồi?
Bài tự soi 50 câu chấm sức khỏe vận hành phòng tập theo năm trụ cột H-OE. Làm khoảng 15 phút, kết quả hiện ngay, miễn phí và không cần để lại gì.